การเขียนรายงาน

สาระสำคัญ
    การเขียนรายงานเป็นวิธีการเสนอผลการค้นคว้าอย่างมีระบบและเป็นแบบแผน เพื่อให้ผู้อื่นได้รับทราบผู้เขียนรายงานต้องรู้จักรูปแบบและวิธีการตลอดจนการเลือกใช้ภาษาให้เหมาะสมจึงจะสามารถเขียนรายงานได้ถูกต้อง และสามารถสื่อสารได้ตรงตามจุดประสงค์

พิจารณาหัวข้อ
   จุดเริ่มต้นในการเขียนก็คือชื่อเรื่องหรือหัวข้อการพิจารณาหัวข้อหรือชื่อเรื่องจะนำไปสู่การเขียนที่ดีเนื้อหาสอดคล้องกับชื่อเรื่องอย่างตรงเป้าหัวข้อเรื่องแต่ละหัวข้อต้องการเน้นที่แตกต่างกัน

การรวบรวมข้อมูลเพื่อใช้ในการเขียน
   สิ่งที่จะช่วยได้มากในการเขียนคือการรวบรวมข้อมูลการเตรียมรวบรวมข้อมูลเพื่อใช้ในการเขียนเป็นงานที่ยากและกินเวลามากที่สุดในการเขียนรายงานแม้ว่าเราจะมีความรู้เกี่ยวกับหัวข้อที่จะเขียนดีเพียงไร เราก็ยังต้องใช้ความคิดอย่างมากว่าเราจะจัดการกับหัวข้อนี้อย่างไรดีจะใส่เนื้อหาอะไรเข้าไปบ้างจะตัดอะไรออก ความคิดไหนที่ควรติดตามทฤษฏีไหนที่มีค่าควรแก่การพัฒนาขยายความเนื่องจากความยากลำบากอันนี้จึงไม่เป็นการฉลาดที่เราจะพยายามคิดออกมาให้ได้ในขั้นรวบรวมข้อมูลนี้จะเป็นการดีกว่าถ้าเราจะใช้เวลาตรึกตรองเตรียมตัวสัก 2-3 ชั่วโมง แล้วก็ปล่อยทิ้งไว้สักวันสองวันระหว่างนั้นสมองเราจะยังคงย้อนกลับมาคิดถึงหัวข้อนี้อยู่และเราอาจจะค่อยๆ ได้ความคิดใหม่ๆ เพิ่มขึ้น

การวางเค้าโครงเรื่อง
   การวางเค้าโครงเรื่องขึ้นอยู่กับการรวบรวมข้อมูลของเราในระดับหนึ่งขณะที่เราอ่านข้อมูลเพื่อเตรียมตัวเขียนเราก็จะเริ่มมองเห็นเค้าโครงเรื่องพร้อมกันไปด้วย แต่เราควรอ่านข้อมูลจนเรารู้สึกว่า เราได้ข้อมูลที่ต้องการมากพอแล้วเสียก่อนถึงเริ่มลงมือเขียนเค้าโครงเรื่องอย่างจริงจัง เค้าโครงเรื่องก็คล้ายๆ กับการวางหัวข้อย่อยของเรื่อง แต่ละหัวข้อย่อยอาจจะมีประเด็นหนึ่งหรือสองประเด็นหัวข้อของเค้าโครงเรื่องไม่ควรมีอะไรมากไปกว่าการครอบคลุมประเด็นที่เราต้องการจะเขียน หลักการวางเค้าโครงเรื่องอันดับแรกคือควรจะเรียงลำดับกันอย่างเป็นเหตุเป็นผลและสามารถทำให้ผู้อ่านเข้าใจอย่างต่อเนื่องตามลำดับ ในการเรียงลำดับเรื่อง เราควรคำนึงถึงความสนใจของผู้อ่านด้วยนักข่าวหนังสือพิมพ์มักคำนึงถึงความสนใจของผู้อ่านมากเสียจนกระทั่ง เขามักจะเขียนความคิดสำคัญๆไว้ตั้งแต่ประโยคแรกๆของข่าวอันเป็นการดึงความสนใจของนักอ่านในขั้นตอนการวางเค้าโครงเรื่องนี้เราจะต้องใช้วิจารณญาณในการเลือกให้มากที่สุด หัวข้อที่เราใช้จะเป็นตัวกำหนดเนื้อหาเรื่องที่เราจะเขียนครอบคลุมถึงรายละเอียดต่างๆ ทฤษฏีที่เราจะนำมาพิจารณา และตัวอย่างที่เราจะยกมา ศิลปะในการที่จะนำเสนอขึ้นอยู่กับกระบวนการเลือกนี้อยู่มากทีเดียว การที่จะวางเค้าโครงเรื่องให้เสร็จภายใน 2-3 ชั่วโมงก็เป็นเรื่องยากเช่นเดียวกันเป็นการดีที่จะร่างเค้าโครงเรื่องไว้แล้วปล่อยทิ้งไว้สักวันสองวันก่อนที่จะกลับมาเขียนต่อพร้อมกับความคิดใหม่ๆถึงขั้นนี้เราก็สามารถเขียนเค้าโครงเรื่องครั้งสุดท้ายได้ซึ่งเมื่อเริ่มเขียนจริงๆ แล้วเราก็อาจเพียงแต่ปรับปรุงแก้ไขเท่าที่จำเป็น

การเขียน
    เวลาเราเขียนเรามักกังวลเกี่ยวกับท่วงทำนองการเขียน (Style) ท่วงทำนองการเขียนที่ดีคือการเขียนสิ่งที่เราต้องการบอกกล่าวอย่างชัดเจนและกระชับหลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่โอ่อ่าเล่นสำบัดสำนวนประโยคที่ยาวหรือสลับซับซ้อนเกิดความจำเป็น สำนวนที่เป็นภาษาพูดแบบขาดๆวิ่นๆหรือแบบตลาดๆ การที่เราจะปรับปรุงท่วงทำนองการเขียนของเราไม่ได้ขึ้นอยู่กับการอ่านตำราการเขียนหรือการทำแบบฝึกหัดมากนัก ที่สำคัญขึ้นอยู่กับการอ่านหนังสืออย่างกว้างขวาง เวลาอ่านหนังสือให้คอยสังเกตว่า ผู้เขียนสามารถเขียนด้วยถ้อยคำสำนวน เหตุผล ที่น่าเชื่อถือเพียงใด โดยทั่วไปแล้วท่วงทำนองที่เรียบง่ายเป็นกุญแจไปสู่ความชัดเจน แต่ในการเขียนบทความทางวิชาการสังคมศาสตร์ บางครั้งการใช้สำนวนที่มีลักษณะเฉพาะเพื่อให้สื่อความหมายได้กระชับ อาจเป็นสิ่งจำเป็น

ย่อหน้า
    การเขียนที่ดีต้องมีย่อหน้า ไม่ใช่เขียนติดกันไปทั้งหน้ากระดาษโดยไม่มีย่อหน้า โดยทั่วไปแล้วย่อหน้าแต่ละย่อหน้าจะมีความคิดหรือการบอกเล่าเรื่องราวเพียงประเด็นใดประเด็นหนึ่ง เราเรียงลำดับ ย่อหน้า เพื่อให้เนื้อความต่อเนื่องกันอย่างเป็นเหตุเป็นผล ทำนองเดียวกับเราเรียงลำดับเค้าโครงเรื่อง ถ้าเรากลับไปอ่านต้นฉบับที่เราเขียน และไม่เข้าใจว่าบางย่อหน้าเสนอแนวคิดหรือบอกเล่าอะไร เราอาจจะขีดฆ่าย่อหน้านั้นทิ้งทั้งย่อหน้าก็ได้ เพราะถ้าหากเราเองยังไม่เข้าใจว่าย่อหน้านั้นเกี่ยวข้องสัมพันธ์กับย่อหน้าอื่นอย่างไรแล้ว คนอื่นที่จะมาอ่านเรื่องของเรายิ่งไม่มีทางเข้าใจใหญ่ การแบ่งย่อหน้าโดยทั่วไปแล้วขึ้นอยู่กับท่วงทำนองการเขียน และจุดมุ่งหมายของผู้เขียนแต่ละคน ตัวอย่างเช่นบทความขนาดสั้นที่ตีพิมพ์ลงในหนังสือพิมพ์รายวัน ผู้เขียนต้องการเขียนย่อหน้าสันๆ เพื่อช่วยให้ผู้อ่านข้อความแต่ละย่อหน้าได้รวดเร็ว หรือบางครั้งผู้เขียนก็จงใจย่อหน้าใหม่ เพื่อที่จะเน้นข้อความบางตอน ทำให้บทความลักษณะนี้มีการแบ่งย่อหน้าสั้นๆ จำนวนมาก

ตารางและภาพประกอบ
    ตารางหรือภาพประกอบสามารถช่วยอธิบายเรื่องได้ดีขึ้น ตัวอย่างการเขียนบทความด้านสังคมศาสตร์อาจต้องการใช้สถิติที่เป็นตารางเป็นกราฟหรือเป็นรูปแท่งแผนที่ บทความที่เกี่ยวกับเคมีต้องการใช้สูตร สมการ รูปภาพเครื่องมือ เป็นต้น

อ่านทบทวน
    ขึ้นสุดท้ายของการเขียนก็คือ อ่านทบทวนสิ่งที่เราเขียนนั้นพิจารณาดูว่ามีข้อความที่เขียนวกไปวนมาโดยไม่จำเป็นหรือไม่การเรียงลำดับเรื่องมีจุดอ่อนหรือไม่ลืมกล่าวหรือข้ามอะไรไปบ้างหรือไม่การทิ้งสิ่งที่เราเขียนไว้สักพักหรือวันสองวันแล้วมาอ่านทวนเหมือนกับว่าเราอ่านเรื่องของคนอื่นจะทำให้เรามองเห็นจุดที่ควรแก้ไขได้ดีขึ้น กล่าวโดยสรุป ศิลปะในการเขียนที่ดีก็คือศิลปะแห่งการขยันอ่าน ขยันสังเกตพิจารณาไตร่ตรอง และขยันหัดเขียน

ตรวจสอบ
เมื่ออ่านมาถึงจุดนี้ เราควรจะพบว่าเราได้
   1) ฝึกการพิจารณาหัวข้อ เพื่อดูหัวข้อแต่ละหัวข้อต้องการอะไร
   2) ฝึกการเขียนเค้าโครงเรื่อง
   3) ได้ข้อสรุปของเราเองว่า ท่วงทำนองในการเขียนที่ดีความจะเป็นอย่างไร
   4) ฝึกหัดการแบ่งย่อหน้า
   5) พิจารณาถึงการใช้แผนภูมิหรือภาพที่เหมาะสมกับเรื่องแต่ละเรื่อง

รูปแบบรายงาน
รายงานทางวิชาการประกอบด้วยส่วนต่างๆ ดังนี้
   1. ส่วนประกอบตอนต้นหรือส่วนนอกมี
      1.1 ปกนอก บอกชื่อเรื่อง ชื่อผู้ทำรายงาน ชื่อรายวิชา ชั้นเรียน โรงเรียน ภาคเรียน ปีการศึกษา
      1.2 ใบรองปก เป็นกระดาษเปล่า 1 แผ่น
      1.3 ปกใน มีข้อความเช่นเดียวกับปกนอก
      1.4 คำนำ เป็นข้อความเกริ่นทั่วไปเพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจเนื้อหาของรายงานแจ่มแจ้งขึ้น อาจกล่าวถึงความเป็นมาของการสำรวจและรวบรวมข้อมูลและขอบคุณผู้ให้ความช่วยเหลือ
      1.5 สารบัญ เป็นการเรียงลำดับหัวข้อของเนื้อเรื่อง ถ้าเป็นเรื่องยาว บอกเลขหน้าของหัวข้อไว้

   2. ส่วนเนื้อเรื่องประกอบด้วย
      2.1 บทนำ เป็นส่วนที่บอกเหตุผลและความมุ่งหมายที่ทำรายงานขอบเขตของเรื่องวิธีการศึกษาค้นคว้าหาข้อมูล
      2.2 เนื้อหา ถ้าเป็นเรื่องยาว ควรแบ่งออกเป็นบทๆ ถ้าเป็นรายงานสั้นๆ ไม่ต้องแบ่งเป็นบท แบ่งเป็นหัวข้อต่อเนื่องกันไป
      2.3 สรุป เป็นตอนสรุป ผลการศึกษาค้นคว้าและเสนอแนะประเด็นที่ควรศึกษาค้นคว้าต่อไป

   3. ส่วนประกอบตอนท้าย ประกอบด้วย
      3.1 ภาคผนวก เป็นข้อมูลที่มิใช่เนื้อหาโดยตรง เช่น ข้อความ ภาพ สถิติ ตาราง ช่วยเสริมรายละเอียดเพิ่มเติมแก่เนื้อหา
      3.2 บรรณานุกรม คือ รายชื่อหนังสือ เอกสารหรือแหล่งข้อมูลอื่นๆ ที่ใช้ในการทำงาน โดยเรียงลำดับตามพยัญชนะตัวแรกของชื่อผู้แต่งหรือแหล่งข้อมูล ชื่อหนังสือ ครั้งที่พิมพ์ จังหวัดหรือเมืองที่พิมพ์ สำนักพิมพ์และปีที่พิมพ์ ถ้ามีข้อมูลทั้งภาษาไทยและภาษาต่างประเทศ ให้ขึ้นต้นด้วยข้อมูลที่เป็นภาษาไทยก่อน